Situé dans la ville de Dhahran, au Royaume d’Arabie saoudite, le complexe médical militaire roi Fahad (KFMMC) est l’institution médicale la plus moderne parmi les hôpitaux des services médicaux des forces armées. Le KFMMC s’étend sur une superficie de 50 000 mètres carrés. Il se compose de départements spécialisés suivant : néphrologie, transplantations rénales, chirurgie vasculaire et cliniques spécialisées.
Le KFMMC reçoit des milliers de patients chaque année. La prise en charge d’un nombre aussi élevé de patients est une tâche énorme pour tout prestataire de soins de santé.
Avec le nombre énorme de patients qui visitent le KFMMC chaque année, il devenait très difficile de gérer la visite des patients en utilisant un processus entièrement manuel qui demandait du temps et des efforts au personnel du KFMMC et causait beaucoup de désagréments aux patients.
Une puissante solution de gestion des visites des patients qui permet au KFMMC de mieux contrôler la visite de ses patients et d’automatiser le flux des patients entre les installations du KFMMC.
Supprimer les groupes de personnes qui se formaient au KFMMC, réduire le stress et l’anxiété dans la zone d’accueil, réduire le temps d’attente, améliorer l’efficacité et optimiser la performance globale de l’institution.
Contexte de l’entreprise
Le KFMMC utilisait un processus entièrement manuel pour gérer les visites de ses patients. Les patients vérifiaient leur rendez-vous à la réception, puis se rendaient au poste de soins infirmiers pour un examen rapide et attendaient leur tour, jusqu’à ce que l’infirmière appelle le patient par son nom pour qu’il se rende au cabinet du médecin.
Le suivi des dossiers des patients constituait un autre défi. Avec un processus manuel, un employé doit effectuer des recherches parmi des piles de dossiers dans le service de classement afin de savoir si le patient a un dossier ou non et de localiser celui-ci, ce qui représente un gaspillage de temps et d’efforts pour l’employé.
Le KFMMC n’avait pas non plus de méthode appropriée pour gérer séparément les sections masculines et féminines. Tous ces problèmes et défis ont poussé la KFMMC à chercher une solution qui l’aiderait à créer un parcours patient pratique, tout en réduisant la charge de travail du personnel de la KFMMC et en optimisant les performances globales de l’hôpital.
La solution
Afin d’améliorer les opérations et de créer une expérience exceptionnelle pour les patients, la KFMMC a mis en œuvre la solution de gestion des visites des patients de SEDCO, l’un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions de gestion des parcours des patients.
Le système permet l’identification des patients. Ainsi, le KFMMC peut facilement identifier si le patient a déjà un dossier ou non une fois qu’il a obtenu un ticket dans la file d’attente. Le système automatise également les différents processus du KFMMC. Lorsque le patient reçoit un ticket à la billetterie, le système demande instantanément au service administratif d’envoyer le dossier du patient au poste de soins infirmiers pour un contrôle de base.
Chaque patient disposera d’un numéro de file d’attente unique. Lorsque son tour arrive, le système annonce automatiquement son numéro de file d’attente. Des écrans LED principaux sont fixés dans la salle d’attente afin de diriger les patients vers le cabinet approprié une fois qu’ils sont appelés par le médecin pour recevoir le service. Adaptée et personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques du KFMMC, la solution installée a fortement contribué à soulager le stress de son personnel et lui a permis de se concentrer davantage sur le service aux patients.
Avantages
Après avoir installé le système PVM, le KFMMC a pu immédiatement réduire la foule à la réception. Le stress a été réduit, car les patients reçoivent un ticket d’attente et attendent confortablement assis, jusqu’à ce qu’ils soient appelés.
Le système permet également de gagner du temps, car il automatise le flux des patients, réduisant ainsi la charge de travail du KFMMC, ce qui se traduit par une efficacité accrue.
Le PVM permet aux médecins d’avoir une vue réelle des patients en attente et d’appeler les patients à tout moment en appuyant simplement sur un bouton.
A un niveau supérieur, la direction du KFMMC peut surveiller les opérations en temps réel et prendre des mesures immédiates si nécessaire. Le système peut générer des rapports avancés sur les performances de l’hôpital afin de fournir une qualité de service supérieure, tout en assurant une meilleure allocation des ressources et une meilleure planification stratégique.
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